對應中大型企業(yè)來講，在對企業(yè)文檔知識管理的同時，對企業(yè)文檔的管理，有更高的要求，需要滿足行業(yè)內的認證規(guī)范，有規(guī)范科學的文檔質量體系管理要求。所有的ISO文件將實現全生命周期的嚴格管控，包括文件的創(chuàng)建、審核、培訓、發(fā)布簽收、執(zhí)行修訂、歸檔、回收廢止

問題場景
1ISO文檔分散，無法集中管理

2 文檔信息不規(guī)范：編號重復等

3 ISO文檔查找不便，耗時耗力

4 版本管理混亂，新舊版本混淆

5 審批過程繁瑣，效率低下

6 無法及時分發(fā)與反饋

7 紙質文檔，浪費資源

8 文控人員工作繁重，壓力山大

產品功能

ISO文件管理 | GMP文件管理

在市場競爭日趨激烈的今天，優(yōu)質的產品質量和高效的企業(yè)管理是企業(yè)取得市場先機的關鍵。文檔系統幫助企業(yè)加快體系文檔的流程審批過程，保證文檔版本的一致性，提高文檔查詢的效率，實現ISO文件的全程電子化管理，為企業(yè)提高效率、節(jié)約人力成本、推進質量管理理念的落實。

文檔管理系統對企業(yè)文檔進行安全的集中管理，對質量文件的建立、更新、審批、會簽、回收、借閱和下發(fā)過程進行控制，就文件更新、審批、待辦任務發(fā)送通知，督促辦理，加快事務處理進程；文檔管理系統可以自動生成文檔編號，確保員工訪問文檔的最新版本，同時保存文檔的舊版本和所有訪問、修訂日志；文檔管理系統強大的搜索引擎可以作基于文檔屬性、編號、版次等多維度查詢，支持文件內容搜索，記錄文檔引用關系和提供紙質文檔電子化管理。

制訂、修訂、取號

多人協作制訂、修訂文檔，通過任務推送，主動通知責任人。支持文檔的多版本管理。支持調取模板創(chuàng)建文檔，支持在線編輯文檔。

系統能夠依照規(guī)則自動生成文檔編號，并將編號自動添加到文檔。

會簽、審批

多部門評審文檔修編意見，會簽文檔新編、修訂內容。修訂好的文檔按照文檔管理辦法進行逐級審批，流程中發(fā)送通知給審批責任人，發(fā)起人可查詢審批進度。

文件分發(fā)

支持電子文件分發(fā)和紙質文件分發(fā)管理。依照權限逐級分發(fā)電子文件，自動通知到人，并保留分發(fā)和學習記錄。可以控制紙質文件的打印份數，制定分發(fā)、回收任務，記錄分發(fā)情況。

培訓

系統記錄在線學習、培訓情況，提供分項統計報表，監(jiān)督員工在規(guī)定時間完成學習。

通知

發(fā)布各種通知：修訂文件、新版本發(fā)布、培訓通知等。通知方式多樣：郵件、短信、RTX等。

搜索

對文件內容進行模糊檢索、全文檢索，及索引卡檢索，檢索的內容可以是發(fā)布時間、審批人、文件版本、文件標題和正文。為了保障安全，搜索被限制在用戶權限范圍內進行。

紙質文檔電子化

將紙質文檔掃描、OCR，并按照一定規(guī)范存儲到文件系統中。

安全

區(qū)分使用部門，對手冊逐級授權，權限設置可以具體到某個文檔，某個版本，允許對文檔進行的操作，如：閱讀、下載、打印、分發(fā)、刪除、升級等，從而避免文檔被誤操作，降低機密文檔被盜風險。

統計

提供文檔量、分布情況、新發(fā)布文檔的統計；提供權限報告、手冊使用情況報告等。